В наших разговорах с ротарианцами довольно часто возникают вопросы, касающиеся формирования бюджета, предоставления финансового отчета, недостатков планирования и многие другие. При этом я заметил, что люди часто путаются в терминологии, например, смешивают слова «бюджет» и «отчет», иногда не понимают, чем отличаются стратегический план от плана работы на год и т.д. Сегодня я попробую в общих чертах рассказать, как строится работа округа. Этот порядок описан в регламентирующих документах округа 2225.

Последовательность работы выглядит следующим образом.

Этап 1. Стратегия

На этом этапе в округе должен быть разработан «Стратегический план», и определены основные стратегические цели, к которым стремится округ. Как известно, нет цели – нет движения. Стратегические цели округа должны пересматриваться не чаще одного раза в год. Как правило, «Стратегический план» пишется на три года. У нас он выглядит таким образом. За разработку стратегического плана, как правило, отвечает Стратегический комитет округа.

Этап 2. Цели на год.

Исходя из трехлетней стратегии, каждый год формируются цели округа на предстоящие двенадцать месяцев.

Этап 3. Команда

Каждый приходящий губернатор формирует свою команду из людей, которые, на его взгляд, наиболее подходят для достижения целей, поставленных на его год. Руководители окружных комитетов, совместно с губернатором, набирают собственные команды — комитеты.

Этап 4. План работы на год

Совместно со своей командой губернатор разрабатывает «План работы округа», нацеленный на достижение годовых целей. План работы (District Leadership Plan) включает в себя перечень мероприятий, которые необходимо выполнить в течение предстоящего года. Этот документ должен содержать не только мероприятия, но и их цели, ответственных, сроки и критерии выполнения поставленных задач. Наличие такого документа является требованием Ротари Интернэшнл, описанным в части 2 MOP (Manual of Procedure). Кстати, этот план должен коррелировать с внутриклубными планами (Club Leadership Plan). Составление такого плана работы клуба на год обсуждается с приходящими президентами во время ПЭТС. Пример Плана работы округа 2225 на 2014-2015 год можно посмотреть здесь.

Этап 5. Бюджет

На основании «Плана работы округа» формируется бюджет округа. Каждое мероприятие, каждая поездка, каждая статья расхода вносятся в расходную часть бюджета, тогда как в доходную часть вносятся доходы от взносов ротарианцев и субсидии РИ. Процесс формирования бюджета округа 2225 подробно описан в п.3 «Бюджетная политика» Положения о финансовой политике округа. Кроме того, губернаторам, в ходе их обязательного обучения, специально рассказывают, как создавать бюджет эффективного округа.

И «План работы округа», и бюджет округа дважды обсуждаются президентами клубов. Предварительный план и предварительный бюджет округа выносятся на ПЭТС для обсуждения президентами клубов. Задача губернатора на ПЭТС – не только обучить будущих руководителей клубов, но и объяснить президентам цели года и зарядить свою команду на выполнение «Плана работы округа». ПЭТС – это место для обсуждения планов и внесения предложений.

Окончательный вариант «Плана» и бюджета выносится на голосование президентов клубов на Ассамблее округа. За бюджет должны проголосовать не менее 75% от числа приходящих президентов всех клубов, как того требует статья 15.060.2 Регламента РИ (15.060.2. Approval of Levy).

Этап 6. Размер взноса

На этом этапе простым делением определяется размер окружного взноса. Необходимая сумма расходов делится на количество ротарианцев округа. Ассамблея, проголосовав за бюджет, рекомендует размер окружного взноса для утверждения выборщиками клубов. Выборщики голосуют за размер взноса на Собрании по резолюциям, которое проводится ежегодно в рамках окружной Конференции.

Таким образом, если нет утвержденного бюджета – нет взносов.

Это важно. Это принято во всем мире.

No budget – No dues.

Нет бюджета – нет взносов.

Ротарианцы доверяют команде губернатора, одобряют план работы его команды, и готовы внести свои деньги на осуществление этой работы. Взносы ротарианцев – это не прибыль, не зарплата и не собственность губернатора. Это деньги ротарианцев, которые помогут губернатору выполнить свою работу в соответствии с предоставленным планом и утвержденным бюджетом. Не предоставил бюджет? У тебя нет плана? А зачем тебе тогда деньги? На что ты их собираешься тратить? Извини. Нет бюджета – нет денег.

Этап 7. Бюджетирование.

Следующий этап – эффективное расходование средств. Отслеживание соответствия плана и факта. Предоставление оперативной информации владельцам средств – ротарианцам. Это – кропотливая работа казначея и его команды. И это – прямая ответственность губернатора перед теми людьми, чьи деньги он получил.

Этап 8. Отчет

Наконец, последний этап – отчет губернатора. Этот отчет включает в себя два отчета – «Отчет о проделанной работе» и «Финансовый отчет». Из первого документа должно быть видно, какие усилия были предприняты в прошедшем году для достижения поставленных целей, к чему они привели. Какие цели были достигнуты, какие – нет. Анализ причин и рекомендации новому губернатору.

Подробный финансовый отчет должен быть представлен клубам округа не позднее 30 сентября, через три месяца после окончания ротарианского года. В него должны быть включены все доходы, полученные округом, равно как и все расходы округа. Это обязательство напрямую описано в статье 15.060.4 Регламента РИ.

Подведём итог. Вот так выглядят основные этапы работы округа. Еще раз:

Стратегический план –> Цели на год –> Команда –> План работы на год –> Бюджет –> Взносы –> Бюджетирование –> Отчетность.