Введение

Финансовая политика округа 2225 была принята 29 мая 2014 года, и 2014-2015 ротарианский год стал первым годом, когда она вступила в силу. В этой статье я сделал попытку проанализировать выполнение финансовой политики округа в прошедшем году. Статья написана 31 мая 2015 г. и не содержит в себе оценку мероприятий, которые должны происходить по окончанию финансового года – проверку ревизионной комиссии и представление годового финансового отчета клубам.

«Положение о финансовой политике ротарианского округа 2225» было принято как система мер защиты от возможных финансовых злоупотреблений в ситуации, когда у округа нет возможности принимать взносы ротарианцев на счета зарегистрированного юридического лица. Финансовая политика округа содержит в себе несколько «фильтров», которые направлены на недопущение повторения случаев присвоения общественных средств, которые имели место в 2013 году.

В общем виде финансовая политика округа 2225 содержит в себе следующие системы мероприятий:

Планирование финансовой деятельности округа.
Согласование порядка расходования средств на уровне клубов и/или на уровне финансового комитета.
Порядок учета и расходования денежных средств.
Персональную ответственность лиц, принимающих финансовые решения.
Систему внешнего контроля на уровне клубов и на уровне финансового комитета.
Порядок создания и работы ревизионной комиссии.
Порядок ежегодной отчетности губернатора перед клубами.

Обращаю особое внимание на субъективность некоторых оценок. Я выражаю здесь свое личное мнение, как один из авторов финансовой политики округа, действующий член финансового комитета округа, а также как человек, принимавший непосредственное участие в создании бюджета округа на 2014-2015 год.

В статье я привожу лишь выдержки из положений финансовой политики, а не полностью весь документ. Это сделано с единственной целью облегчения чтения и с полной версией соответствующей статьи «Положения» внимательный читатель всегда может ознакомиться по ссылке.

Итак, по порядку.

1. Планирование финансовой деятельности округа.

Как должно быть

2.1. Общие положения

Губернатор округа распоряжается средствами округа в соответствии с утвержденным бюджетом.

3. Бюджетная политика

3.1. Общие положения

Бюджет округа должен быть сбалансированным. Бюджет составляется на основе предыдущих расходов округа, а также Плана развития округа, подготовленного Губернатором-преемником с участием комитетов, помощников Губернатора и руководителей клубов.

Основное внимание при расчете бюджета должно быть уделено надлежащему и адекватному установлению сумм расходов. Крайне важно, чтобы все клубы были полностью информированы о том, как средства будут израсходованы, и решение клубов, которое принимается на окружной Ассамблее в соответствии с п. 3.4, должно быть справедливым и честным по отношению ко всем участникам. Обеспечение доходной части бюджета должно быть составлено, руководствуясь принципом разумной обоснованности, с учетом всех планируемых расходов, которые должны быть предварительно утверждены лидерами и комитетами округа. Окончательный годовой бюджет утверждается всеми президентами клубов путем всеобщего голосования на окружной Ассамблее.

Факт утверждения суммы расходов и включения ее в бюджет округа не означает автоматического выделения указанных средств. Любые расходы должны быть заранее одобрены и подтверждены Губернатором округа. Выдача денежных средств производится в соответствии с п. 4.3.

3.2. Рассмотрение бюджетов комитетов

Губернатор-преемник обязан обнародовать цели и задачи на свой год в виде Плана развития округа. На основании этого каждый помощник Губернатора и руководитель окружного комитета представляет на утверждение свой бюджет Губернатору-преемнику для учета необходимых расходов при составлении своего бюджета.

3.5. Рассмотрение и утверждение бюджета

Предполагаемые бюджеты, в том числе любые изменения, касающиеся суммы ежегодных членских взносов должны быть представлены руководству округа на ежегодном совещании Комитета по стратегическому планированию (стратегической сессии округа). На данной встрече соответственно вносятся изменения, даются рекомендации и предложения. В дальнейшем с учетом всех изменений и рекомендаций бюджет выносится для обсуждения с президентами во время ежегодной учебы будущих президентов. Предлагаемые бюджеты округа должны включать фактические расходы и доходы на текущее время.

После рассмотрения бюджетов будущими президентами, в том числе и вопроса, касающегося ежегодных членских взносов, бюджет выносится на рассмотрение и обсуждение на Ассамблею округа 2225. На Ассамблее проводится окончательное голосование бюджета фактических доходов и расходов на текущее время. Предполагаемый бюджет должен быть представлен Губернатором-преемником президентам для обсуждения за 30 дней до Ассамблеи округа. Президенты клубов должны обсудить бюджет с активом своего клуба.

Для принятия окончательного варианта бюджета и размера членских взносов необходимы голоса 75% всех будущих президентов. Результаты голосования должны быть доведены до сведения всех клубов на ежегодной деловой встрече в ходе окружной Конференции. (См. Приложение 1. Регламент Ротари Интернэшнл, статья 15.060.2.).

3.6. Сроки рассмотрения бюджетов

Январь/Февраль

Финансовый комитет проводит в середине года обзор доходов и расходов, на текущую дату вносит корректировку, необходимую для исполнения утвержденного бюджета;

Как было

Бюджет был подготовлен на основании Плана работы округа 2225 и разослан одним пакетом для голосования клубов 25 сентября 2014 года, после начала ротарианского года. Задержка была связана с тем, что:
1. Финансовая политика округа была принята 29 мая 2014 года, уже после проведения ПЭТС и Ассамблеи округа;
2. Администрация округа долгое время ожидала информацию относительно суммы дополнительного финансирования (ASD) с тем, чтобы внести ее в доходную часть бюджета. Не получив такой информации к сентябрю было принято решение принять бюджет округ в усеченном виде, о чем клубам было сообщено соответствующим письмом:

В этом году сроки формирования бюджета не были соблюдены по независящим от руководства округа причинам. Вы знаете, что округ получает дополнительное финансирование из Ротари Интернэшнл и окончательная сумма это финансирования неизвестна до сегодняшнего дня. В условиях отсутствия этой информации задача формирования и утверждения полноценного бюджета округа представляется затруднительным.

Тем не менее, губернатор и администрация округа считает неправильным отсутствие информации у клубов по бюджету текущего года, в связи с чем, был подготовлен проект бюджета, который предлагается рассмотреть клубам в течение месяца и принять решение по его утверждению.

Бюджет был утвержден клубами, о чем клубы были извещены письмом от 2 ноября 2014 года:

Комиссия получила 16 бюллетеней, 4 из которых были признаны недействительными по причине отсутствия необходимых подписей и/или отсутствия данных о количественном составе клубов.

Владивосток-Эко — отсутствует подпись президента

Южно-Сахалинск — отсутствует подпись секретаря

Е-клуб Сибирь — отсутствуют данные о количестве членов

Байкал-Эко — отсутствуют данные о количестве членов.

Таким образом, комиссией признаны действительными 12 бюллетеней с количеством голосов 14 (2 голоса у клубов Омск-Достоевский, Новосибирск-Инициатива).
После подсчета голосов по принятию бюджета округа было получено 11 голосов ЗА и 3 голоса ПРОТИВ.

Дальнейшие корректировки бюджета не производились. Планирование деятельности округа после того, как стала известна сумма дополнительного финансирования, происходило неявным образом. Вместе с тем, эту ситуацию можно отнести к разряду исключительных в связи с тем, что суммы дополнительного финансирования в округ в дальнейшем поступать не будут, а суммы губернаторского финансирования становятся известны заблаговременно.

В результате недостаточного уровня регулярного планирования сегодня можно видеть значительные расхождения между запланированными и фактическими расходами (графами «план» и «факт») в бюджете округа, согласованном с клубами.

Субъективная оценка финансового планирования по десятибалльной шкале – 5.

2. Система согласования порядка расходования средств на уровне клубов и на уровне финансового комитета.

Как должно быть

2. Денежная политика

2.1. Общие положения

Губернатор округа распоряжается средствами округа в соответствии с утвержденным бюджетом. Если возникают обстоятельства, когда общие расходы округа могут превысить утвержденный бюджет более чем на 30000 рублей, т.е. сумма расходов выходит за рамки утвержденного бюджета, то в таком случае:

— эти расходы должны утверждаться Финансовым комитетом;

— решение Финансового комитета должно быть закреплено протоколом;

— наравне с утверждением расходов в протоколе должны быть явно указаны источники покрытия возникшего дефицита бюджета, а также лица, ответственные за поступление денежных средств, направляемых на покрытие возникшего дефицита.

Исполнение окружного бюджета, денежная политика, управление фондами является повседневной работой комитета, за которую несут коллективную ответственность Губернатор округа, казначей и руководитель Финансового комитета. Они подотчетны клубам округа 2225 в соблюдении расходов, согласно утвержденному годовому бюджету. Политика решений Финансового комитета направлена на то, чтобы каждый из руководителей округа нес персональную ответственность за расходование средств, согласно сумме утвержденного годового бюджета. Дополнительные расходы могут быть разрешены только после утверждения Финансового комитета, согласно описанной выше процедуре.

4. Поступления, депозиты и расходование средств

4.2. Управление и расходы

Политика допустимых расходов определяется рядом нормативных правил, установленных Финансовым комитетом. Эти правила могут быть пересмотрены в соответствии с порядком внесения изменений, описанных в «Руководстве по процедурным вопросам ротарианского округа 2225».

Все расходы окружных средств производятся в соответствии с бюджетом округа, предварительно рассматриваются казначеем округа, утверждаются Губернатором округа и соответствующими председателями комитетов и лидерами округа.

Расходы всех комитетов округа ограничены соответствующими статьями в бюджете. Любые непредвиденные расходы, которые не были предусмотрены бюджетом, должны быть заранее утверждены Финансовым комитетом. Перераспределение средств между статьями расхода также должно быть одобрено Губернатором и Финансовым комитетом в соответствии с п. 2.1.

Индивидуальные возмещения расходов производятся в соответствии с политикой округа по возмещению расходов и должны быть утверждены Губернатором.

Как было

Работа финансового комитета отличалась крайней степенью нерегулярности, особенно в начале года.
Председатель финансового комитета, экс-губернатор округа Евгения Терехова объявила о своей отставке с поста председателя комитета 1 октября 2014 года.
10 ноября 2014 года на должность председателя комитета был назначен экс-губернатор Андрей Конюшок.
За год работы финансового комитета им был принят ряд решений:
1. О компенсации поездки переводчика в Якутск от 10.09.2014 г.
2. О согласовании расходов, понесенных в период с 12.10.2014 г. по 28.02.2015 г. (17 статей) от 12 марта 2015 г.
3. О согласовании будущих расходов на проведение конференции, финансирование проекта «Open Rotary» и поездку губернатора в Монголию от 17 апреля 2015 г.
4. О выделении денежных средств из бюджета округа Ротари клубу Чита на оказание помощи людям, пострадавшим от пожаров в Забайкальском крае от 30 апреля 2015 г.
Согласование большой части расходов (17 из 22) было произведено «задним числом», после того, как эти расходы были понесены.
Часть понесенных расходов так и не была согласована ни с клубами, ни с финансовым комитетом. К таким расходам относятся расходы по проведению ПЭТС в Кемерово, проведению бизнес-ассамблеи в Барнауле, поездки тренеров на Сахалин для проведения тренинга RLI.

На мой взгляд, в ситуации, когда принятый бюджет содержит ряд допущений и неточностей, о которых я написал выше, вопросу согласования расходов с финансовым комитетом округа должно было быть уделено особо пристальное внимание. С другой стороны, после получения окончательной информации относительно суммы дополнительного финансирования (ASD), наиболее логичным и рабочим вариантом могло бы стать новое голосование по уточненному бюджету округа. Это позволило бы избежать дополнительных согласований с финансовым комитетом.

Субъективная оценка процесса согласования расходования денежных средств по десятибалльной шкале – 2.

3. Порядок учета и расходования денежных средств.

Как должно быть

4.2. Управление и расходы

Политика допустимых расходов определяется рядом нормативных правил, установленных Финансовым комитетом. Эти правила могут быть пересмотрены в соответствии с порядком внесения изменений, описанных в «Руководстве по процедурным вопросам ротарианского округа 2225».

Все расходы окружных средств производятся в соответствии с бюджетом округа, предварительно рассматриваются казначеем округа, утверждаются Губернатором округа и соответствующими председателями комитетов и лидерами округа.

Расходы всех комитетов округа ограничены соответствующими статьями в бюджете. Любые непредвиденные расходы, которые не были предусмотрены бюджетом, должны быть заранее утверждены Финансовым комитетом. Перераспределение средств между статьями расхода также должно быть одобрено Губернатором и Финансовым комитетом в соответствии с п. 2.1.

Индивидуальные возмещения расходов производятся в соответствии с политикой округа по возмещению расходов и должны быть утверждены Губернатором.

Как было

В силу несовершенства принятого бюджета, о чем написано выше, начиная с определенного времени, казначей округа не имел возможности производить проверку соответствия расходуемых средств принятому бюджету. Эта ситуация усугублялась от квартала к кварталу, что связано со значительными отклонениями от первоначального плана работы округа.
Задача согласования изменений в бюджете округа перед казначеем не ставилась.
При этом учет денежных средств производился в профессиональной программе, что позволило выдавать любые срезы и отчеты в режиме реального времени, а также отслеживать реальные остатки по каждому из источников.

Субъективная оценка по десятибалльной шкале – 9.

4. Персональная ответственность лиц, принимающих финансовые решения.

Как должно быть

2. Денежная политика

2.1. Общие положения

Исполнение окружного бюджета, денежная политика, управление фондами является повседневной работой комитета, за которую несут коллективную ответственность Губернатор округа, казначей и руководитель Финансового комитета. Они подотчетны клубам округа 2225 в соблюдении расходов, согласно утвержденному годовому бюджету. Политика решений Финансового комитета направлена на то, чтобы каждый из руководителей округа нес персональную ответственность за расходование средств, согласно сумме утвержденного годового бюджета. Дополнительные расходы могут быть разрешены только после утверждения Финансового комитета, согласно описанной выше процедуре.

Казначей округа несет персональную ответственность за окружные денежные средства, является их хранителем, занимается сбором членских взносов, по поручению Губернатора округа и после его утверждения распределяет средства или выполняет иные функции, согласно окружной финансовой политике.

Как было

Голосование членов финансового комитета было открытым.
Результаты голосования по каждому вопросу можно получить по запросу в финансовый комитет.

Не представляется возможным объективно оценить степень ответственности членов финансового комитета за принятые решения. Финансовая политика не оговаривает степень ответственности членов финансового комитета, что, видимо, может быть исправлено в следующих редакциях «Положения».

Субъективная оценка по десятибалльной шкале – не оценивается.

5. Система внешнего контроля на уровне клубов и на уровне финансового комитета.

Как должно быть

5. Финансовая проверка и отчетность

5.1. Отчетность

Казначей округа готовит ежеквартальные отчеты о положении дел с бюджетом для Губернатора округа и Финансового комитета. Чтобы помочь казначею в подготовке необходимых отчетов, все руководители комитетов и ответственные лица должны также ежеквартально готовить и представлять казначею отчет о финансовом состоянии комитета, подготовленный в соответствии с формой утвержденного бюджета. Такие отчеты должны отражать источники финансирования и суммы всех израсходованных средств, а также рекомендации для следующего года. Результаты финансовых отчетов должны быть размещены на окружном сайте ежеквартально.

Как было

Информация по любым расходам по любому из источников предоставлялась казначеем незамедлительно в понятном виде по первому запросу.
План-факт выполнения бюджета за первый квартал года (июль-сентябрь) был разослан клубам 4 января 2015 года (по истечении 96 дней после окончания квартала).
План-факт выполнения бюджета за полугодие (октябрь-декабрь) был разослан клубам 23 марта 2015 года (по истечении 82 дней после окончания квартала).
План-факт выполнения бюджета за 9 месяцев года (январь-март) был разослан клубам 14 мая 2015 года (по истечении 44 дней после окончания квартала).

Необходимо отметить, что в прошедшем году предоставление информации клубам относительно выполнения бюджета происходило со значительными задержками. С другой стороны, финансовая политика не указывает точные сроки предоставления таких отчетов, что, видимо, должно быть исправлено в следующих редакциях «Положения».

Субъективная оценка по десятибалльной шкале – 8.

6. Порядок создания и работы ревизионной комиссии.

Как должно быть

1.5. Ежегодная проверка финансового учета

С целью проверки финансовой отчетности ежегодно в округе должна быть сформирована ревизионная комиссия, как это описано в бюджетной и денежной политике (п. 2, п.3). Комиссия создается в соответствии с порядком, описанным в «Руководстве по процедурным вопросам ротарианского округа 2225» и предоставляет отчет и рекомендации Финансовому комитету и Губернатору округа до 31 августа.

Проверка может включать также и проведение независимой экспертизы финансово-хозяйственной деятельности с привлечением сторонней организации.

Заключение ревизионной комиссии, оформленное Актом проверки, представляется президентам клубов совместно с финансовым отчетом Губернатора до 30 сентября.

5.2. Окружная ревизионная комиссия

Ежегодные отчеты проверяются окружной ревизионной комиссией. Эта комиссия:

— формируется не менее чем из трёх членов;

— формируется только из числа действующих ротарианцев;

— имеет в своём составе, по меньшей мере, одного бывшего Губернатора или ротарианца с экономическим образованием и опытом работы в финансовой сфере;

— не может иметь в своём составе Губернатора, казначея, лиц с правом подписания банковских документов округа и членов Финансового комитета в течение года, в котором они находились на соответствующих должностях;

— формируется округом в порядке, установленном в «Руководстве по процедурным вопросам ротарианского округа 2225».

Проверка может включать также и проведение независимой экспертизы финансово-хозяйственной деятельности с привлечением сторонней организации. Решение о привлечении ревизора принимается на Конференции округа.

Комиссия обязана представить итоги проверки Финансовому комитету округа и Губернатору округа не позднее 31 августа. Заключение ревизионной комиссии, оформленное Актом проверки, представляется президентам клубов совместно с финансовым отчетом Губернатора до 30 сентября.

Как было

Ревизионная комиссия в 2014-2015 году была создана в полном соответствии с положениями «Руководства по процедурным вопросам ротарианского округа 2225» и «Положением о финансовой политике ротарианского округа 2225».

В 2014-2015 году ревизионная комиссия проводила свою работу по проверке финансовых отчетов за 2012-2013 и 2013-2014 ротарианские годы. Эти финансовые периоды не являются темой данной статьи.

Эта статья будет дописана по окончанию срока предоставления финансового отчета и проверки его ревизионной комиссией осенью 2015 года.

Субъективная оценка по десятибалльной шкале – пока не выставлено.

7. Порядок ежегодной отчетности губернатора перед клубами.

Как должно быть

5.3. Конец года

В конце каждого ротарианского года казначей округа должен подготовить финансовый отчет, состоящий из доходов и расходов, дать сравнительный анализ фактических доходов и расходов текущего года по сравнению с плановыми.

Финансовый отчет казначея округа по завершенному финансовому году должен быть представлен Финансовому комитету и Губернатору округа не позднее 1 августа. Окружная ревизионная комиссия обязана представить итоги проверки Финансовому комитету округа и Губернатору округа не позднее 31 августа. Губернатор рассылает копии такой финансовой отчетности (либо размещает в ежемесячном информационном бюллетене или отдельным письмом по электронной почте), всем президентам клубов не позднее 30 сентября. Отчет также должен быть размещен на сайте округа, обсужден на последующей деловой встрече на ежегодной окружной конференции и предоставляться по требованию или запросу любому клубу. Проверка финансовой отчетности должна проводиться окружной ревизионной комиссией, созданной в соответствии с п. 5.2.

Как было

Поскольку ротарианский год еще не завершен, срок представления финансового отчета в ревизионную комиссию и клубам округа еще не наступил. Эта статья будет дописана осенью 2015 года по окончанию срока предоставления ежегодного финансового отчета и проверки его ревизионной комиссией.

Субъективная оценка по десятибалльной шкале – пока не выставлено.

Выводы

Как видим, в этом году округ сделал гигантский шаг на пути реализации прозрачной финансовой политики. Вместе с тем, стоит отметить, что если в части учета денежных средств и предоставления полной и понятной информации удалось достичь значительного прогресса, то в части планирования расходов, и особенно в части согласования их с клубами и финансовым комитетом, есть значительные пробелы и возможности для дальнейшего совершенствования.